KSeF a zwolnienie z VAT
Krajowy System e-Faktur już niedługo stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców prowadzących własne firmy. KSeF a zwolnienie z VAT - co należy wiedzieć w tym temacie? Przepisy wskazują, że podatnicy będą musieli korzystać z KSeF podczas wystawiania strukturalnych faktur. Zgodnie z ustawą VAT, podatnikiem jest osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej. Działalność gospodarcza w tym wypadku obejmuje różnorodną działalność usługodawców, handlowców i producentów, w tym także rolników i osoby wykonujące wolne zawody. Wiąże się głównie z czynnościami polegającymi na wykorzystaniu materiałów w sposób ciągły, aby uzyskiwać zarobki. Okazuje się, że podatnicy zwolnieni z VAT muszą liczyć się z tym, że wprowadzenie KSeF od 1 kwietnia 2026 roku nie oznacza rezygnacji z dotychczasowych obowiązków dotyczących kas fiskalnych. Krajowy System e-Faktur obejmuje jedynie dokumentowanie transakcji fakturami ustrukturyzowanymi, a nie ewidencjonowanie sprzedaży dla konsumentów. To wskazuje, że przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nadal trzeba będzie korzystać z kasy fiskalnej.
Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur
Proces wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest trudny. Jak wystawić fakturę w KSeF? Pamiętajmy o tym, że podatnicy korzystający z tego systemu muszą przygotować się do wystawiania sprzedażowych faktur. To obejmuje między innymi:
- Przygotowanie merytoryczne faktury
- Przygotowanie techniczne faktury
- Autoryzację użytkownika
- Wysyłkę faktury do KSeF
- Przyjęcie lub odrzucenie faktury przez KSeF - odrzucenie następuje, gdy struktura XML nie jest zgodna z aktualnym schematem faktury strukturalnej
- Nadanie numeru referencyjnego oraz otrzymanie UPO z KSeF
Jeśli chodzi o przygotowanie merytoryczne, dotyczy to określenia wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy. Co ważne, dane do faktury mogą znajdować się w wielu informatycznych systemach. Warto zatem stawiać na sprawdzony system do tworzenia faktur, który posiada integrację z KSeF (np. wFirma). W tym miejscu znajdują się wszystkie dane, a system wychwytuje nieprawidłowości w trakcie tworzenia faktury, dzięki czemu możliwa jest szybka poprawa ewentualnych błędów. Fakturę z KSeF może wystawić jedynie uprawniona do tego osoba! Po jej stworzeniu należy dokonać wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur, który dokona weryfikacji i przyjęcia dokumentu. Jak już wiemy, faktura może zostać odrzucona w sytuacji, gdy jej struktura nie jest zgodna z obowiązującą schemą. Gdy już wyślemy fakturę do systemu, nie ma możliwości poprawy inną metodą niż poprzez fakturę korygującą. Jeśli dokument wystawimy na błędnego nadawcę, należy go skorygować do zera i wystawiać prawidłową fakturę. Co ciekawe, buforowanie faktur w tym wypadku ma za zadanie zmniejszyć ryzyko występowania błędnych dokumentów. Na czym to polega? Buforowanie polega na przygotowaniu faktur w wersji roboczej w czasie rzeczywistym, a następnie wysyłce do KSeF zestawu faktur przez uprawnioną osobę. To uchroni sprzedawcę przed błędami w dokumentacji, gdyż przed ich wysyłką można sprawnie zweryfikować poprawność przygotowanej faktury roboczej. Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które można wdrożyć w swojej firmie już teraz, zwłaszcza że za kilka miesięcy system ten stanie się obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców. Możemy liczyć na różnorodne funkcje i ułatwienia, dzięki czemu wystawianie i odbieranie faktur stanie się bardzo proste i szybkie.